Реестр Музейного фонда РФ: учёт предметов, Государственный каталог и требования к документации

Реестр Музейного фонда — система государственного учёта музейных предметов, предусмотренная Федеральным законом № 54-ФЗ «О Музейном фонде РФ». Для хранителей и директоров государственных музеев это не абстракция, а конкретные юридические обязанности: что вносить, в какие сроки, как исправлять ошибки и что грозит за нарушения. В статье — актуальный порядок учёта с учётом перехода к Государственному каталогу.

Структура учёта Музейного фонда РФ

Государственная часть и негосударственная часть Музейного фонда

Государственная часть (ГЧ МФ РФ): предметы, принадлежащие государству и находящиеся в оперативном управлении государственных музеев. Подавляющее большинство фондов публичных музеев.
Негосударственная часть (НЧ МФ РФ): предметы частных лиц и организаций, включённые в МФ РФ добровольно с согласия собственника. Собственник сохраняет право владения, но принимает обязанности по сохранению.

Государственный каталог Музейного фонда РФ

С 2014 года введён Государственный каталог МФ РФ (goscat.ru) — единая база данных, в которой регистрируются все предметы государственных музеев. Обязательность внесения:

Для федеральных государственных музеев: обязательно с 2021 года (Приказ Минкультуры № 1088).
Для региональных и муниципальных государственных музеев: поэтапный переход по решениям региональных органов власти.
Предмет считается официально включённым в МФ РФ только после присвоения номера Государственного каталога (ГК-номер).

Внутримузейная учётная система

Книга поступлений (КП)

Первичный учётный регистр — аналог «анкеты» предмета при его поступлении:

Заводится в хронологическом порядке: каждый новый предмет — следующая запись.
Содержит: порядковый номер КП, дату поступления, источник (откуда, от кого), наименование предмета, материал/техника, размеры, краткое описание состояния, инвентарный номер.
КП ведётся непрерывно, листы пронумерованы и прошиты; книга скреплена подписью директора и печатью.
Допустимы только текстовые исправления с подписью и датой исправляющего — подчистки и замазки недопустимы.
Хранится в сейфе или закрытом хранилище; отдельно от предметов.

Специальный инвентарь (СИ)

Отдельные учётные книги по видам предметов:

СИ живописи, СИ графики, СИ нумизматики, СИ оружия и т.д.
Позволяют вести детализированный учёт внутри коллекции с присвоением внутреннего инвентарного номера (например: Ж-123 для живописи).

Топографическая опись

Фиксирует физическое местонахождение каждого предмета: помещение → стеллаж/шкаф → полка/ящик → место.
Обновляется при каждом перемещении предмета (при выдаче на выставку, в реставрацию, при переестановке).
Актуальная топографическая опись — обязательное условие успешного прохождения инвентаризации.

Порядок включения предмета в учёт

Поступление предмета

Составление акта приёма (временного или постоянного) — независимо от источника поступления.
Рассмотрение на фондово-закупочной комиссии (ФЗК): экспертиза подлинности, определение ценности, решение о включении в МФ.
Внесение в КП с присвоением инвентарного номера.
Передача хранителю по акту под личную ответственность.
Фотофиксация (для Государственного каталога — обязательно изображение в цвете).
Внесение в Государственный каталог goscat.ru с получением ГК-номера.

Сроки постановки на учёт

Внесение в КП: не позднее 30 дней с момента поступления предмета на постоянное хранение (Приказ № 842).
Внесение в Государственный каталог: в сроки, установленные Минкультуры для конкретного музея (обычно не позднее 90 дней).
Нарушение сроков — административное нарушение.

Исправление ошибок в учётных документах

Любое исправление в КП — только на основании документа: акта экспертизы, решения ФЗК, справки.
Порядок: неверная запись зачёркивается, рядом — верная запись с подписью исправляющего, датой и основанием исправления.
Замазывание корректором, подчистки, переклейка листов — грубые нарушения, влекущие признание документа поддельным.
Ошибки в Государственном каталоге исправляются через личный кабинет музея на goscat.ru с приложением документального основания.

Выбытие предметов из учёта

Предмет может быть исключён из Музейного фонда только в случаях, предусмотренных законом:

Ликвидация музея с передачей фонда другому музею.
Обмен предметами между государственными музеями (крайне редко, требует Минкультуры).
Утрата, хищение — фиксируется актом, немедленно возбуждается уголовное дело.
Реклассификация: признание предмета не относящимся к МФ (по результатам экспертизы ФЗК) — исключение из фонда, но не уничтожение.

Списание предметов с «истёкшим сроком годности» (как в бухучёте) — недопустимо. Музейные предметы не списываются по причине физического износа.

Оцифровка фонда и Государственный каталог: технические требования

Параметр	Требование Государственного каталога
Фото предмета	Цветное, min 1 Мп (рекомендуется ≥ 4 Мп), JPEG; дополнительно — TIFF ≥ 24 Мп для архива
Описание	Наименование, датировка, материал/техника, размеры (согласно форме каталога)
Инвентарный номер	Уникальный для каждой единицы хранения; соответствует номеру в КП и специальном инвентаре
Доступность записи	Возможность закрыть публичный просмотр для ОЦП (при наличии охранных оснований)

Закупки для организации учёта по 44-ФЗ

Позиция	ОКПД2	Ключевые параметры
Музейная информационная система (МИС)	62.01.21	Совместимость с Государственным каталогом goscat.ru; импорт/экспорт КП; модуль топографии; фотоархив предметов; ролевой доступ; СУБД отечественная (Реестр ПО)
Фотостанция для съёмки предметов	26.70.11	Камера ≥ 24 Мп; нейтральный фон; равномерное освещение без теней; цветовая мишень ColorChecker; форматы RAW + JPEG
Сейф для хранения КП и учётных книг	25.99.29	Класс огнестойкости S60 (60 минут огнезащиты по EN 14450); ключевой + кодовый замок; не менее 2 полок
Архивные шкафы для дел предметов	31.01.11	Металл; замок; класс эмиссии полок E0; ширина под форматы А4/А3; объём — исходя из количества предметов (1 дело ≈ 5 мм толщины)

СКМФ поставляет оборудование для организации учёта и хранения документации государственных музеев: огнестойкие сейфы для КП, металлические архивные шкафы, фотооборудование для цифровизации фондов. Помогаем составить ТЗ на закупку МИС с учётом требований к интеграции с Государственным каталогом. Обратитесь за консультацией по организации учёта в вашем музее.