Картотечные и архивные системы для музея: хранение учётной документации и закупка по 44-ФЗ

До внедрения компьютерных МИС основой учёта в каждом музее была бумажная картотека. Сегодня многие музеи параллельно ведут и электронный, и бумажный учёт — в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры № 842. Картотечные шкафы, папки дел предметов, архивные коробки и стеллажи для хранения учётной документации — отдельная статья закупок. В статье — требования к системам хранения документации и закупка по 44-ФЗ.

Почему бумажный учёт не отменён

Приказ Минкультуры № 842 требует ведения книги поступлений (КП) в бумажном виде — это оригинал учётного документа, имеющий юридическую силу. Электронная КП — дополнение, а не замена.
Дела предметов: подборки документов по каждому предмету (провенанс, акты, реставрационные паспорта) — только в бумажном или смешанном виде. Электронный вариант в МИС — удобная копия, но не оригинал.
Инвентарные книги, топографические описи — бумажные оригиналы с подписями.
При переходе к электронному учёту все бумажные документы сохраняются — ничего не уничтожается.

Типы учётной документации и их хранение

Книга поступлений (КП)

Формат: переплетённая книга формата А3 или А4 (в зависимости от ОКПД2 учреждения); листы пронумерованы и прошиты.
Хранение: огнестойкий сейф или металлический шкаф с замком; отдельно от предметов.
Срок хранения: постоянно (не имеет срока уничтожения по перечням документов).

Инвентарные книги (по видам коллекций)

Аналогичная форма; ведутся для каждой подколлекции.
Хранение: металлический шкаф с замком; доступ — только ответственный хранитель.

Дела предметов

На каждый предмет — отдельная папка с документами: акты поступления, провенанс-документы, экспертные заключения, реставрационные паспорта, акты состояния, страховые полисы.
Хранение: вертикальные подвесные папки в картотечных шкафах (Foolscap-формат, под А4). Или горизонтальные архивные короба на архивных стеллажах.
Для предметов ОЦП: дела хранятся в закрытом хранилище с ограниченным доступом.

Топографические описи

Листы формата А4; обычно в скоросшивателях или архивных папках; один том на одно хранилище/зал.
Доступность: хранитель должен иметь возможность быстро найти нужную страницу — использование разделителей и алфавитных указателей.

Журналы мониторинга (T/RH, доступа в хранилище, выдачи предметов)

Журналы с пронумерованными страницами; записи вносятся ежедневно (для T/RH) или при каждом событии.
Хранение: рабочий стол хранителя или закрытый шкаф; срок хранения — по номенклатуре дел учреждения (как правило, 5 лет).

Картотечные шкафы: типы и характеристики

Вертикальные картотечные шкафы

На 2, 3 или 4 ящика формата Foolscap (А4 вертикально). Применяются для дел предметов с подвесными папками.
Материал: стальной корпус; минимальная толщина металла ≥ 0,8 мм (для устойчивости при выдвинутом ящике с документами); замок на каждый ящик или центральный замок.
Полная нагрузка ящика: ≥ 30 кг (А4-документы); вес шкафа с документами — 80–150 кг.

Горизонтальные картотечные шкафы (план-шкафы)

Для хранения крупноформатных документов (А1/А0): чертежи, схемы расстановки, крупноформатные фотографии.
Ящики плоские, 5–10 ящиков; формат листа — по размеру предметов. Применяются также для хранения предметов из графики (акварели, офорты — каждый в отдельном ящике).

Архивные стеллажи для коробов

Металлические стеллажи на регулируемых полках (шаг регулировки ≤ 25 мм). Полки рассчитаны под архивные короба форматов А4 вертикально.
Нагрузка на полку: ≥ 80 кг/м.п. для архивных коробов с документами.

Требования к материалам для архива музея

Папки и файлы: pH-нейтральный полипропилен или бескислотный картон. Стандартные ПВХ-файлы содержат фталаты — они выделяют кислоту и деградируют документы на бумаге за 10–15 лет.
Разделители и ярлыки: кислотосвободный картон; чернила для маркировки — pigmented ink (не термобумага и не фломастеры на водной основе).
Архивные короба (кислотосвободные): бескислотный картон pH ≥ 7; для особо важных документов — с буферным слоем CaCO₃.
Связки бумаги и документов: хлопковый шпагат, не синтетика и не резинки (резина разрушается со временем).

Закупка по 44-ФЗ

Позиция	ОКПД2	Ключевые параметры ТЗ
Картотечный шкаф вертикальный (для дел предметов)	31.01.11	4 ящика Foolscap; сталь ≥ 0,8 мм; центральный замок + замки ящиков; нагрузка ≥ 30 кг/ящик; система «antitilt» (один ящик открыт); порошковое покрытие без запаха
Архивные стеллажи для коробов	31.01.11	Металл; регулировка полок шаг ≤ 25 мм; нагрузка ≥ 80 кг/полку; крепление к стене; высота 2 000–2 300 мм; ширина секции 1 000 мм
Кислотосвободные архивные короба	17.12.12	pH ≥ 7,5; 100% первичная целлюлоза; буферный слой CaCO₃ ≥ 2%; формат А4/А3; крышка с клапаном; масса ≥ 500 г/м²
Огнестойкий шкаф для КП	25.99.29	Класс огнестойкости S60 (60 мин при T 850°С); 2–3 полки; замок ключевой + кодовый; внутренний объём под форматы А3/А4; масса ≥ 50 кг
pH-нейтральные архивные папки (полипропилен)	17.29.19	Толщина ≥ 0,15 мм; pH нейтральный 7,0–8,0; без добавок ПВХ/фталатов; формат А4; перфорация 4 отверстия стандарт; количество — по объёму фонда

СКМФ поставляет оборудование для хранения учётной документации государственных музеев: картотечные шкафы с антипрокидывающей системой, архивные металлические стеллажи, огнестойкие шкафы для КП и кислотосвободные материалы. Разрабатываем ТЗ с учётом требований к долгосрочному хранению документов. Обратитесь за консультацией по организации архива фондовой документации.