Хранение документов по личному составу: стеллажи, коробки, сроки, 44-ФЗ

Документы по личному составу: состав и сроки хранения

Документы по личному составу — трудовые договоры, личные карточки (Т-2), приказы о приёме/переводе/увольнении, расчётно-платёжные ведомости, лицевые счета — подлежат длительному хранению. С 2021 года Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле» и приказ Росархива №236 от 20.12.2019 установили дифференцированный срок:

75 лет — для документов, созданных до 1 января 2003 года.
50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года.
Постоянно — документы федерального значения (фонды госорганов, документы ВОВ).

Сроки хранения начинаются с года, следующего за годом создания документа. Нарушение сроков — административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Требования к помещению для хранения документов по личному составу

Хранилище документов по личному составу должно соответствовать Правилам организации хранения (приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015) и СП 118.13330 для административных зданий:

Изолированное помещение, исключающее доступ посторонних. Отдельный замок.
Температура: 17–19 °C, влажность 45–55% RH. Ниже и выше — ускоренное старение бумаги.
Защита от прямых солнечных лучей и ультрафиолета. Оконные стёкла с UV-плёнкой или шторы.
Пожарная сигнализация с автоматическим тушением или первичные средства пожаротушения (углекислотные огнетушители — не порошковые, так как порошок уничтожает документы).
Запрет на хранение посторонних предметов, еды, оборудования не связанного с архивом.

Стеллажи для хранения документов по личному составу

Основное оборудование — металлические архивные стеллажи с порошковым покрытием:

Размер секции: ширина 100 см, глубина 30–40 см (под папки А4), высота 220–240 см. Количество полок: 7–8 на секцию при шаге 30 см.
Нагрузка на полку: не менее 80 кг/пог. м (документы в архивных коробках — плотный материал).
Покрытие: эпоксидное порошковое — не выделяет вредных веществ, не горит, устойчиво к влажности.
Запрет на дерево и ДСП: дерево выделяет кислоты, ускоряющие разрушение бумаги. ДСП без покрытия — источник формальдегида.
Регулируемые полки: шаг регулировки 30–50 мм под разные форматы папок и коробок.

Компактусы для хранения личных дел

При большом объёме документов (от 5000 единиц) — мобильные архивные стеллажи-компактусы. Механический привод (маховик) достаточен при частоте обращений 10–20 раз в день. Нагрузка на перекрытие требует расчёта конструктора.

Архивные коробки и папки для документов по личному составу

Архивные коробки: pH 7,0–8,5, без лигнина, гофрокартон плотностью ≥ 500 г/м². Размер под папку-скоросшиватель: 330×240×70 мм. Нагрузка: до 5 кг содержимого.
Папки-скоросшиватели: картонные, без металлических элементов на корешке (металл ржавеет и прожигает бумагу). Тесёмочная перевязка предпочтительнее металлических кнопок.
Обложка по ГОСТ 17914-72: стандартная архивная обложка с реквизитами дела (организация, фонд, опись, дело, даты). Соответствует требованиям Росархива при сдаче документов в государственный архив.
Маркировка коробок: на корешке коробки — опись, номер дела, годы, срок хранения. Читается не вынимая коробку с полки.

Учёт и систематизация документов по личному составу

Без правильной систематизации архив становится неуправляемым:

Хронологически-алфавитный принцип: дела за каждый год расставляются в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников.
Опись дел: для каждого года — отдельная сдаточная опись в 2–3 экз. Один экз. — в деле, один — у руководителя архива, один — в государственном архиве при сдаче.
Электронная база данных учёта: минимум — таблица Excel с реквизитами каждого дела; оптимально — специализированная АИС (Архивный фонд, АИАС и т.д.).

Передача документов в государственный архив

Организации, ликвидируемые без правопреемника, обязаны передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив. Действующие организации могут сдавать документы на договорной основе. При передаче:

Документы должны быть прошиты (4 прокола), пронумерованы, снабжены обложкой по ГОСТ 17914-72.
Металлические элементы удалены (скрепки, пружины, кнопки).
Опись подписана руководителем организации.

Закупка оборудования для архива документов по личному составу по 44-ФЗ

ОКПД2: 28.22.18 (системы хранения, стеллажи) — для металлических стеллажей и компактусов; 17.23.13 (папки и изделия канцелярские) — для коробок и папок. В ТЗ укажите:

Стеллажи: тип (стационарный/компактус), нагрузку на полку (кг/пог. м), покрытие (эпоксидное порошковое), количество секций и полок
Архивные коробки: размер (мм), pH (7–8,5), плотность картона (г/м²), количество (штук)
Папки: тип крепления (тесёмки / без металла), формат (А4), количество (штук)
Монтаж стеллажей и нагрузочные испытания — в составе поставки
Гарантия: 24 месяца

СКМФ поставляет оборудование для архивов документов по личному составу

Производим и поставляем металлические архивные стеллажи с эпоксидным покрытием, компактусы, архивные коробки pH-нейтральные по ГОСТ 17914-72, папки без металлических элементов. Подготовим КП для НМЦК по 44-ФЗ. Монтаж — в составе поставки.