Хранение чертежей и карт в архиве: планшетные шкафы, рулонные стеллажи, 44-ФЗ

Особенности хранения чертежей и карт

Чертежи, карты, планы и схемы относятся к категории крупноформатной графической документации. Их главная особенность — размер листа (от А2 до А0 и нестандартных форматов), который делает невозможным хранение в стандартных папках и коробках. Неправильное хранение — складывание, скручивание, укладка стопками — приводит к повреждениям: переломы на сгибах, истирание, расслоение подложки.

Материальный состав также разнообразен:

Бумажные чертежи: ватман, калька. Кислотность со временем повышается.
Синьки (аммиакопечатные копии): чувствительны к свету и влаге; выцветают при RH > 60%.
Диазокопии (светокопии на пластике): более устойчивы, но реагируют на щелочную среду.
Кальки на полиэфирной основе: стабильные, но требуют аккуратного хранения (не складывать).
Карты (типографская печать): офсетная краска на бумаге — умеренная кислотность.

Методы хранения

Горизонтальное хранение в планшетных шкафах (flat files / map cabinets)

Оптимальный метод для всех крупноформатных документов. Документы лежат в расправленном виде, без складок и давления сверху. Каждый лист (или небольшая стопка листов с прокладками) — в отдельном выдвижном ящике-планшете.

Планшетный шкаф — металлический шкаф с несколькими выдвижными горизонтальными ящиками. Стандартные форматы (внутренние размеры ящика):

А2: 450×630 мм, глубина 25–40 мм
А1: 630×890 мм, глубина 25–40 мм
А0: 890×1260 мм, глубина 25–40 мм
Нестандартные чертежи (до 1200×1700 мм) — под заказ

Количество ящиков в стандартном шкафу: 10–15. Каждый ящик вмещает 1–3 листа с прокладками. Нагрузка на ящик — 10–20 кг. Материал ящика — сталь с порошковым покрытием; внутри — кислотосвободный картон-вкладыш или текстиль без красителей.

Вертикальное хранение на подвеске (vertical suspension filing)

Чертежи подвешиваются в вертикальном положении на специальных скобах (планках) с зажимами вдоль верхнего края. Скобы крепятся к горизонтальным штангам стеллажа. Подходит для чертежей в хорошем состоянии — листы должны выдерживать нагрузку собственного веса без деформации. Не применяется для ветхих документов и документов на кальке.

Преимущества: высокая плотность хранения (много листов в ряд), быстрый доступ к конкретному документу. Недостаток: нижний край листа свободно висит и может деформироваться у крупных форматов.

Рулонное хранение (roll storage)

Чертежи и карты сворачиваются в рулон на специальный кислотосвободный вал. Диаметр вала — не менее 80–100 мм (меньший диаметр создаёт нагрузку на центральную часть свёртка). Рулоны хранятся горизонтально в ячейках рулонного стеллажа или вертикально в цилиндрических контейнерах.

Метод допустим для исторических карт и чертежей в стабильном состоянии; не рекомендуется для ветхой бумаги и синек — при разворачивании возможны надрывы. Для долгосрочного хранения горизонтальное хранение в планшетах предпочтительно.

Планшетные шкафы: детальные требования

Корпус

Материал: сталь толщиной 0,8–1,2 мм с порошковым покрытием. Не допускаются алкидные краски — они газовыделяют.
Цвет RAL по выбору (стандарт: RAL 7035 светло-серый).
Ножки высотой 100–150 мм — защита от затопления при прорыве труб. Альтернатива: ножки на регулируемых подпятниках для нивелировки неровного пола.

Ящики-планшеты

Выдвигаются полностью (full-extension): для работы с документом ящик нужно вытащить полностью, не вынимая листы.
Ручки: открытые металлические — чтобы можно было тянуть одной рукой. Ширина ручки — не менее 40 мм.
Нагрузка на ящик: не менее 15–20 кг. При хранении нескольких листов А0 — вес может достигать 5–8 кг.
Внутри ящика — съёмный вкладыш из кислотосвободного картона или архивной бумаги. Вкладыш закрывает стальное дно ящика, исключая прямой контакт документа с металлом.

Замок

Замок на нижнем ящике фиксирует всю стопку ящиков одновременно. Применяется цилиндровый замок с ключом. Для архивных планшетных шкафов часто нужна возможность мастер-ключа.

Стеллажи для рулонного хранения чертежей

Рулонные стеллажи — горизонтальные ячейки диаметром 100–120 мм, в которые вкладываются рулоны чертежей. Стандартная глубина ячейки — 800–1200 мм (по длине рулона). Ячейки организованы в ряды высотой до 200 см. Ёмкость стеллажа — 20–80 рулонов в зависимости от конфигурации.

Каждый рулон маркируется: снаружи прикрепляется карточка или ярлык с номером документа.

Для особо ценных карт и чертежей — рулоны хранятся в архивных тубусах из полиэстера или кислотосвободного картона диаметром 80–100 мм с крышкой.

Оцифровка как метод защиты

Крупноформатные чертежи и карты активно оцифровываются для снижения нагрузки использования на подлинники. Стандарт оцифровки:

Разрешение: 300–600 dpi для рабочих чертежей; 600–1200 dpi для ценных исторических карт
Формат файла: TIFF (без потери качества) для мастер-копии; JPEG или PDF — для рабочих копий
Оцифрованный файл хранится в архиве независимо от подлинника, но не заменяет его

Сканирование А0 и А1 форматов требует специализированных планшетных сканеров (не планетарных). Поставка оборудования для оцифровки — отдельная закупка (ОКПД2: 26.20.23 — сканеры).

Микроклимат для хранения чертежей

Температура: 16–18 °C (стабильная)
Относительная влажность: 40–55% (перепады не более 5% в сутки)
Освещение: не допускается хранение под прямым солнечным светом. Для синек — необходима защита от света в закрытых планшетах
Воздухообмен: не допускается хранение рядом с вентиляционными решётками прямого потока

Закупка оборудования для хранения чертежей по 44-ФЗ

ОКПД2: 31.09.12 (мебель прочая) или 28.22.18 (системы хранения прочие). Планшетные шкафы — серийное оборудование, поставляется со склада или под заказ. В ТЗ укажите:

Формат документов (А2, А1, А0, нестандартный — точные внутренние размеры ящика)
Количество ящиков в шкафу
Нагрузку на ящик (кг); тип выдвижного механизма (полное выдвижение)
Материал корпуса: сталь с порошковым покрытием (без алкидных лаков); цвет RAL
Наличие вкладыша из кислотосвободного картона или бумаги
Замок: тип, включение в серию мастер-ключей
Для рулонных стеллажей: диаметр ячейки (мм), глубину (мм), количество ячеек
Монтаж и сборку — в составе поставки
Гарантия: не менее 24 месяцев

СКМФ поставляет планшетные шкафы и рулонные стеллажи для чертежей

Поставляем металлические планшетные шкафы форматов А2–А0 и нестандартных размеров для архивного хранения чертежей, карт, проектной документации. Рулонные стеллажи под мерные рулоны. Все конструкции из стали с порошковым покрытием. Подготовим коммерческое предложение для НМЦК по 44-ФЗ, доставка и монтаж — в стоимости.