Архивные коробки и папки: ГОСТ, требования Росархива, 44-ФЗ

Почему обычные папки и коробки не подходят для архива

Обычные офисные папки-регистраторы, картонные коробки и ПВХ-файлы разрушают хранящиеся в них документы медленно, но необратимо. Причина — химическая реакция кислоты из древесной целлюлозы и пластификаторов с бумагой документов: бумага желтеет, становится хрупкой, чернила выцветают. Для постоянного хранения документов необходимы кислотосвободные (архивные) материалы.

Проблема особенно актуальна для:

• Документов постоянного хранения и по личному составу (75 лет и более)
• Документов государственного архивного фонда (ГАФ)
• Исторических документов и первичных источников
• Фотоматериалов и аудиовизуальных документов

Нормативная база: что требует Росархив

Требования к упаковочным материалам для архивного хранения:

• Приказ Росархива №7 от 02.03.2020: документы постоянного хранения помещаются в обложки из картона или переплёта. Обложки должны быть из материалов, «не оказывающих агрессивного воздействия на бумагу».
• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения»: требования к картону для обложек (масса 1 м² — 300 г, плотность, прочность). Хотя стандарт старый, требования по pH не установлены напрямую, но методические рекомендации Росархива указывают на pH ≥ 7,0.
• ГОСТ Р 54491-2011 «Системы хранения документов»: упаковочные материалы для архивного хранения — требование pH 6,5–8,5 для картона и бумаги прокладок.
• Методическое пособие Росархива «Обеспечение сохранности документов» (2020): рекомендуется использование кислотосвободных коробок и папок для документов постоянного хранения.

Типы архивных коробок

Стандартная архивная коробка (паллетная)

Наиболее распространённый тип. Изготавливается из архивного (кислотосвободного) гофрокартона или картона-хромерзац. Стандартный формат для дел формата А4:

• Малая коробка (1/2 архивного ящика): 335×260×80 мм — вмещает одно дело толщиной до 4 см, или несколько тонких дел
• Стандартная коробка: 335×260×100–120 мм — наиболее распространённый формат
• Высокая коробка: 335×260×150–170 мм — для объёмных дел

На торце коробки — поле для наклейки описи: номер фонда, описи, дела.

Требования к материалу: картон pH 7,0–8,5, без лигнина (лигнин — компонент древесной массы, источник кислоты при старении). Коробка не должна содержать оптических отбеливателей.

Коробка для плоского хранения (планшетная)

Плоская коробка с крышкой для хранения чертежей, карт, графических листов в горизонтальном положении. Стандартные форматы:

• А2: 620×440 мм, глубина 50–80 мм
• А1: 880×620 мм, глубина 50–80 мм
• Нестандартный: под конкретные форматы документов коллекции

Для хранения нескольких листов в одной коробке — прокладки из кислотосвободной папиросной бумаги между листами.

Коробка-футляр для микрофильмов и фотоматериалов

Специальная конструкция для рулонных микрофильмов (катушки 35 мм) или стеклянных и плёночных негативов. Материал — картон pH 7,0–8,5 или архивный полипропилен. Микрофильмы чувствительны к кислотным и щелочным газовыделениям — требуется химически инертная упаковка.

Типы архивных папок и обложек

Обложка дела (архивная папка)

Изготавливается из архивного картона массой 220–300 г/м². Стандартный формат: 230×320 мм (под документы А4). Наружная поверхность — гладкая, без лакировки (лак может газовыделять). Цвет — серый, крафт, натуральный. На обложке — типовая форма описи по ГОСТ 17914-72: наименование организации, номер фонда/описи/дела, название, сроки хранения.

Обложки с металлическими скобами (скрепками) не допускаются для постоянного хранения: металл ржавеет и оставляет следы на документах. Допускаются только льняные нити для шнуровки или нейтральный пластик.

Клиросные папки (folder / conservation folder)

Папки с клапанами без застёжки из архивного картона. Применяются для хранения фотографий, отдельных листов, карточек. Позволяют извлекать документы без сгиба. pH ≥ 7,0, без лигнина.

Полиэтиленовые вкладыши и конверты

Для хранения отдельных листов, фотографий, прозрачных плёнок — конверты из полиэтилена низкого давления (ПЭНД) или полипропилена. Запрещены: ПВХ (выделяет хлористый водород), полистирол (хрупкий). Полипропилен предпочтителен — инертный, устойчивый.

Маркировка архивных коробок

По правилам Росархива (Приказ №7), каждая архивная коробка маркируется:

• Наименование организации (полное)
• Номер фонда
• Номер описи
• Номера дел (от — до), помещённых в коробку
• Крайние даты документов

Материал для маркировки: самоклеящаяся бумажная этикетка (не ПВХ-этикетка). Чернила или тонер для принтера — светостойкие. Карандашная надпись на архивных материалах допустима, шариковая ручка — нет.

Расчёт потребности в архивных коробках

Практический алгоритм:

1. Подсчитать общее количество дел в архиве (по описям)
2. Измерить средний объём дела по толщине (в мм)
3. Одна стандартная коробка 335×260×120 мм вмещает дела суммарной толщиной 120 мм — обычно 1–3 дела
4. Коэффициент запаса на рост: +20% к текущему фонду

Пример: фонд 5 000 дел, средняя толщина 30 мм → суммарная толщина 150 000 мм / 120 мм на коробку = 1 250 коробок + 20% резерв = 1 500 коробок.

Хранение заполненных коробок на стеллажах

• Коробки размещаются на стеллажах вертикально, торцом наружу (торец с надписью — к проходу)
• Запрещено укладывать коробки горизонтально с документами: дела деформируются под нагрузкой
• Расстояние между нижней полкой и полом — не менее 15 см (защита от затопления при прорыве труб)
• Расстояние от потолочных перекрытий — не менее 50 см (противопожарная зона)
• Нагрузка на 1 погонный метр полки с заполненными коробками: примерно 50–70 кг. Стеллаж должен иметь нагрузку на полку не менее 80–100 кг/п.м.

Закупка архивных коробок и папок по 44-ФЗ

ОКПД2: 17.23 (конверты, пакеты, мешки из бумаги и картона) или 17.29 (прочие изделия из бумаги). Расходные материалы для архивного хранения закупаются регулярно; при сумме до 600 000 ₽ — у единственного поставщика. В ТЗ укажите:

• Тип и размеры коробки (внутренние); количество (штук)
• Материал: архивный картон, pH 7,0–8,5, без лигнина, без оптических отбеливателей (соответствие ГОСТ Р 54491)
• Для обложек дел: масса картона г/м² (не менее 220 г/м²), формат, тип застёжки (без металлических скоб)
• Для полиэтиленовых вкладышей: марка полимера (ПЭНД или ПП), толщина плёнки (мм)
• Наличие протокола испытаний pH или сертификата соответствия производителя

СКМФ поставляет архивные коробки и папки

Поставляем кислотосвободные архивные коробки из гофрокартона и картона pH 7,0–8,5 для постоянного хранения документов, обложки дел по ГОСТ 17914-72, планшетные коробки для чертежей и карт. Расходные материалы соответствуют требованиям Росархива. Подготовим коммерческое предложение для НМЦК по 44-ФЗ.